PROMEMORIA per l’organizzazione della Festa BAC

PROMEMORIA

 per l’organizzazione della Festa BAC

 

 

  1. Il luogo

Tradizionalmente la  serata si svolge alle Ville Ponti, per una ovvia disponibilità di  spazio. Di solito i partecipanti non sono mai meno di 350, e la Villa Ponti è l’unico luogo in città che possa ospitare un così alto numero di persone sedute, nonché altrettante automobili nel parcheggio.

La Villa viene prenotata di  anno in anno, non appena viene reso noto il calendario del  successivo anno  scolastico: è buona regola che chi organizza la festa effettui già la prenotazione per la festa BAC  dell’anno successivo.

Le sale necessarie si  prenotano versando una caparra del 30% tramite bonifico bancario, di solito entro il mese di Gennaio. A seconda del numero di partecipanti – studenti e familiari stretti — saranno necessarie soltanto le  sale al piano terra o anche quelle del primo piano, e in funzione di tale numero si può scegliere tra cena servita ai tavoli o cena a buffet, che comporta una quota ristretta di posti a sedere. Ad ogni modo, per cautelarsi da eventuale maltempo, si prenota sempre anche il primo piano, e ovviamente il costo di queste sale viene inserito nel budget di spesa fin da subito.

E’  importante quindi avere chiaro fin dall’inizio il numero di partecipanti, che da solo spesso determina  la  scelta  della  soluzione.

 

I        tavoli  utilizzati    sono  da 10 o 12 coperti, e  le  diverse sale della Villa hanno capienze diverse.

 

Il contatto di riferimento per Villa Ponti é:

Lorenza Scaramuzzi, tel. 0332.235739 — 239130 Scaramuzzi@va.camcom.it

 

  1. La festa

Si compone di tre momenti distinti. Il primo è l’aperitivo, che viene servito nel giardino, aperto a chiunque voglia partecipare; a questo segue la cena, riservata agli studenti e alle loro famiglie, nelle sale della Villa;  dopo cena i ragazzi hanno il loro disco-party, che può essere all’aperto nel giardino o all’interno – ultimo piano –  dove hanno a disposizione il bar con birra e bibite, e dove vengono raggiunti da amici esterni e studenti delle altre classi.

Seguendo questo schema, il costo della serata sarà diversificato: il costo del biglietto intero copre tutte e tre i momenti, mentre per chi partecipa solo all’aperitivo e chi solo al disco-party il prezzo del biglietto sarà molto inferiore.

 

  1. Il catering

Si può scegliere liberamente la società di catering cui affidare l‘organizzazione, ma va detto che, in caso di ditte esterne, l‘amministrazione della Villa chiederà una cifra aggiuntiva per il noleggio delle cucine. Ovviamente, in tal caso la quota di noleggio delle strutture può essere a carico dell’organizzazione o anche della ditta prescelta.

La Villa ha comunque una specifica ditta di riferimento per il catering, che ha realizzato in passato molte edizioni della festa,  e ne ha quindi una buona esperienza. Gli ultimi due anni, il catering è stato comunque affidato a Ditte nuove.

Qualsiasi soluzione venga scelta per la festa, è importante prevedere una sistemazione alternativa in caso di maltempo, sia per la cena sia per l’aperitivo, e tenere conto di eventuali esigenze alimentari (allergie, intolleranze, vegetariani/vegani), e logistiche (carrozzine, seggioloni, ecc.).

 

Ecco alcuni contatti di riferimento per il catering:

MOVIDA Catering – ditta esterna

Barbara, tel. 0332.743240

 

EUROPARTY srl – ditta interna

Alberto Galimberti, tel. 0362.503489, cell.335.6246071

info@europartysrl.it

 

 

  1. La vigilanza

La Villa Ponti dispone di un proprio servizio di vigilanza, presente durante la serata al fine di garantirne il tranquillo svolgimento, che rappresenta una voce di spesa irrinunciabile.

Al servizio di vigilanza della Villa normalmente si richiede di gestire l’arrivo delle automobili ed il relativo parcheggio, che sarà dislocato in zona separata per quegli ospiti che partecipano soltanto all’aperitivo. Altra incombenza importante è quella di controllare periodicamente l’efficienza delle toilettes, che con tanti invitati sono molto utilizzate e debbono essere sempre operative e pulite.

Con gli anni, è risultato vantaggioso mettere a disposizione nei bagni alcuni dispositivi repellenti per le zanzare!

Inoltre, è consuetudine dell’organizzazione coinvolgere anche le guardie della VCV che fanno servizio a scuola, in particolare per avere un maggiore controllo all’ingresso,  particolarmente per il dopocena, così da evitare infiltrazioni di persone estranee o non invitate. A tale scopo, è importante consegnare al vigilante una lista degli invitati, in ordine alfabetico, sia per l’orario di inizio della festa che per il successivo dopocena, così che si possa controllare l’effettiva autorizzazione all’entrata.

 

VCV – Vigilanza Città di Varese

0332.241000

 

  1. L’assicurazione

La Villa è ovviamente assicurata per eventuali danni a persone e cose che potrebbero verificarsi durante la serata, ma di solito si provvede a stipulare una polizza di responsabilità civile dell’organizzazione nei confronti della Villa, ad esempio rottura di vetri o di mobili, suppellettili, ecc.

Questa assicurazione ha validità esclusiva per la serata, e viene intestata all’ Associazione Genitori, rappresentata dai delegati che si occupano della serata: è quindi necessario fornire il nome e il codice fiscale di un delegato per ciascuna sezione linguistica.

Anche qui, normalmente ci si appoggia ad un broker di fiducia, che ha già tutti gli estremi, e al quale servono solo la data precisa e i nominativi, da fornire al più tardi un mese prima della data dell’evento.

I contatti di riferimento per l’assicurazione sono:
Alberto Sangiani, RP Broker spa, via Carrobbio 15, Varese,

tel.0332.831595

alberto.sangiani@rpbroker.com

IFC Srl, piazza Monte Grappa 12, Varese, Tel. 0332.832011

  1. Open bar

Dopo la cena, i ragazzi si trasferiscono di nuovo in giardino – o al secondo piano della Villa in caso di maltempo -, dove si trova una grande sala predisposta per il ballo, e dove  si organizza un bar con birra e soft drink. Questa voce può anche essere affidata al catering, pagando quindi una quota a persona, ma più spesso si e preferito lasciare la gestione ai genitori: si tratta quindi di acquistare le bevande e metterle in fresco nelle celle della Villa dal giorno precedente la festa.

Per quanto riguarda la birra, si può decidere se servirla ad inizio serata, durante l’aperitivo, o più tardi al disco-party; si può contattare un fornitore di birra, spesso tramite qualche genitore che lavora o ha conoscenze con le ditte produttrici, oppure affidarsi al catering. Questo può mettere a disposizione una o più persone per il servizio al bar, oppure si può affidare il compito a qualche studente volontario che si senta in grado di gestirlo.

 

  1. DJ e diritti SIAE

Come in tutte le feste private in cui si faccia uso di musica, si devono pagare i diritti alla SIAE. La cifra varia in ragione del tipo di intrattenimento, se con dj o senza, e in ragione del numero di partecipanti: di solito si dichiarano un centinaio di persone, perché prevalentemente sono solo i ragazzi che ballano, anche per contenere i costi. La cifra dovuta per intrattenimento privato con musica e ballo per 100 persone a Villa Ponti è attualmente di circa Euro 238,80, e la richiesta va presentata agli uffici SIAE nel mese in cui si svolge la serata, quindi non prima del 1 luglio.

Per quanto riguarda il DJ, di solito sono i ragazzi che frequentano le discoteche a suggerire un nominativo, e il compenso può quindi variare; comunque, il dj si occupa di portare il suo materiale e di allestire la sala come preferisce: gli organizzatori devono fornirgli il modulo da compilare con i suoi dati e la scaletta musicale, che andrà restituito agli uffici SIAE entro la settimana successiva alla festa.

 

SIAE – ufficio di Varese

via Staurenghi 24, Varese, tel. 0332.285286

varese@siae.it

 

 

  1. L’ allestimento

Si può concordare con il catering anche la decorazione dei tavoli e della Villa, ma in questo modo la spesa può essere rilevante, e quindi si preferisce solitamente contattare fioristi esterni, dai quali spuntare un buon prezzo, se non addirittura fare da sé. Ovviamente, le decorazioni cambiano a seconda della soluzione scelta per la cena: invitati seduti avranno un centrotavola per ogni tavolo, mentre per la soluzione in piedi si dovranno prevedere allestimenti più grandi per i buffet e qualche centrotavola per i posti a sedere.

Nella voce “fiori” tradizionalmente sono inclusi anche gli eventuali bouquets da offrire ai professori principali, durante la cerimonia della consegna dei diplomi a scuola: questa è una scelta che può essere fatta liberamente, e non è obbligatoria. In caso, bisogna però tener presente che i tempi di consegna devono essere separati, i bouquet servono il sabato mattina entro le 11.00, mentre i centrotavola vanno consegnati in Villa in tempo per l’allestimento dei tavoli, di solito dopo le 15.00. In caso di insegnanti uomini, si sostituisce il mazzo di fiori con una bottiglia di vino.

Analogamente, si possono utilizzare fiaccole per l’esterno, o candele per i tavoli, e anche questa voce si può includere o meno nel catering.

 

Fiorista DI ROSA IN ROSA, via G.Borghi 35, Biandronno, VA, tel.0332.7666270

rosa.rezoagli@fastwebnet.it

Fiorista CELLINI, via Veratti 11, Varese, tel.0332.232502

Cereria Bianchi, via XXV Aprile 40, Daverio, VA www.cereriabianchi.it

Fiori ed Eventi BIANCOSPINO, Via dell’Olmo 16, Sesto Calende, tel. 0331 924224

 

 

 

 

 

 

  1. Le fotografie

Il servizio si compone di due momenti: le fotografie/video della consegna dei diplomi al mattino e quelle della serata a Villa Ponti (scatti di ciascuna famiglia e foto di gruppo).

Il fotografo professionista offre senz’altro un servizio di qualità: va richiesto un preventivo accurato che comprenda gli scatti e il prodotto finale.E’ importante stabilire in anticipo quali scatti si vogliono (tutti i tavoli, o solo panoramiche delle sale, le foto dei diplomati con famiglia, le foto del gruppo totale, le foto delle singole classi, etc.), ed anche il supporto su cui ricevere il prodotto (chiavetta, dvd o altro).

 

Gabriele Lodi Pasini – fotografo

Gabriele.lodipasini@gmail.com

 

  1. Gli inviti

Sono necessari inviti per la cena, per l’aperitivo e per il disco-party, e soprattutto per queste ultime due occasioni è bene avere un elenco nominativo, da consegnare alle guardie al cancello per sicurezza: l’invito stampato è di regola necessario, va mostrato al cancello per accedere alla Villa.

Sull’invito alla cena sono di regola stampati i nomi di tutti gli studenti diplomati, che invitano alla festa, mentre gli altri due cartoncini hanno solo la data, il luogo e l’ora. II design dell’invito è a scelta, di solito è il motto che i ragazzi scelgono per il loro BAC e il più delle volte la realizzazione è affidata a qualche studente capace e volenteroso. Gli inviti vengono stampati in ragione di uno per famiglia, mentre per aperitivo e disco se ne stampa un quantitativo minore.

Di norma, i professori hanno piacere di salutare i ragazzi all’aperitivo in giardino, e ciascuna sezione può decidere in autonomia, se far pagare loro la quota di partecipazione o se offrirla a spese dei ragazzi. Questi biglietti vengono venduti nelle ultime settimane di scuola, dai ragazzi o dai delegati di ciascuna sezione, o da un unico incaricato se di buona volontà….previa affissione in bacheca di un contatto telefonico o di posta.

 

Cartoleria TECNOLIBRO

Via Giuseppe di Vittorio, 33 – Vergiate, tel. 0331 947497

 

  1. La raccolta delle quote e i pagamenti

Da alcuni anni l’Associazione dei Genitori mette a disposizione del Comitato organizzatore della festa BAC un conto corrente esclusivamente dedicato, sul quale le famiglie versano la quota di partecipazione e dal quale vengono effettuati i pagamenti dei servizi: questa soluzione è di grande praticità, garantisce la trasparenza della gestione contabile ed evita ai singoli organizzatori un cospicuo transito di ingenti somme di denaro nei conti correnti personali.  Per motivi fiscali e soprattutto legali,  le famiglie che pagano tramite bonifico usando tale conto devono obbligatoriamente essere socie dell’AGSEV per l’anno in corso.

All’inizio dei lavori di organizzazione il Comitato sceglierà due Tesorieri che una volta svolte tutte le pratiche necessarie si recheranno in Banca (Filiale BNL di Ispra) per il deposito della propria firma, così da poter operare e gestire i pagamenti.

 

I genitori/organizzatori si fanno carico di raccogliere le quote di partecipazione, informando i genitori sulle motivazioni per la necessità dell’iscrizione all’Associazione dei genitori e  ciascuno per la propria sezione linguistica: si può decidere di suddividere il pagamento in due tranches  -acconto e saldo-oppure in unica soluzione.

 

  • Acconto+saldo

Una volta stabilito il costo totale finale, si decide una data per il pagamento e si avvertono le famiglie. In caso di doppio pagamento, è bene chiedere come anticipo un buon 60% della cifra finale, che può essere versata in contanti, assegno bancario intestato ad Associazione dei Genitori Scuola Europea di Varese, o bonifico bancario sul conto dell’AGSEV, con il nome della famiglia e l’importo di anticipo BAC per il relativo numero di persone. Analogamente si procederà per il saldo.

L’anticipo viene raccolto in gennaio, dopo le vacanze di Natale, e versato sul conto dell’AGSEV, da cui poi partiranno i bonifici per il pagamento della Villa e del catering. Il saldo delle quote si raccoglie in maggio, e il comitato organizzatore  lo trattiene e lo utilizza per le spese dell’ultima fase, come fiori, bevande, assicurazione, SIAE, etc.: anche per il saldo si rilascia la ricevuta, e possibilmente nello stesso momento anche il cartoncino dell’invito.

 

  • Unica soluzione

Poiché all’inizio della gestione il conto corrente AGSEV non ha liquidi sufficienti, appena chiarito il costo indicativo del biglietto finale le delegate organizzatrici versano in anticipo la loro quota per la famiglia, così da creare un fondo di cassa sufficiente a pagare la caparra per il noleggio della Villa Ponti, unica spesa da fare veramente prima dell’evento.

 

  1. Articolo per il Magazine AGSEV

È ormai tradizione degli ultimi anni che venga pubblicata nel Magazine AGSEV una foto della festa, l’elenco dei ragazzi che hanno conseguito il BAC  e un breve resoconto della serata.  A questo scopo basta che un genitore, di solito chi si occupa delle fotografie, se ne prenda carico e contatti l’ufficio AGSEV di Ispra, Tel. 0332 – 789432.

 

Concerto Varese – 13 Ottobre

Siamo lieti di invitarLa alla data varesina del tour M@M Mozart a Milano – Composizioni del periodo milanese di Mozart.

Il concerto si terrà sabato 13 ottobre 2018, alle ore 21.00, al Teatro Santuccio.

Inviamo in allegato l’invito.

La preghiamo di confermare la sua presenza ai seguenti contatti:

info@orchestrapizzetti.it

Altrimenti, via sms, al +39 346 6273874

Cordialmente,

La segreteria artistica

Orchestra da Camera “Ildebrando Pizzetti”

www.orchestrapizzetti.it

via Paravicini, 16

Varese, 21100 – Italia

+39 346 6273874

Are you a newcomer ?

Are you a newcomer ?


Or have you been here (region of Ispra-Varese) for a while but there is more that you want to learn?

Go-for-IT is our name.

For the moment we are a core team of five enthusiastic expats who voluntarily started this project 3 years ago in order to guide newcomers and share information in Varese, Ispra and surroundings.

Our team is composed of people with different backgrounds, having different family situations (with/without children), coming from different countries all over the world and arrived for similar reasons in this region.

Our common goal is to help you before and at arrival (and even afterwards) in this beautiful area.

We are open to all of those arriving to this beautiful piece of Italy, and it’s totally free.

If you would like to know more about the areas of Ispra, Varese and in between, meet other newcomers and/or expats, make new friends, get information, ask for advice and follow our activities, then

take a look at our our website www.go-for-it.weebly.com

to discover our mission, vision, a easy printable start guide and subscribe if you want to attend our free monthly meetings where you can meet new people, have a lot of information and discover new interesting places! We also make an interesting overview of the upcoming events of the month for the meeting attendants.

The used language is English but we speak more then 7 languages all together 

We hope to meet you at our next meeting with an aperitivo in about 2 weeks (but you have to subscribe on our website in order to receive the invitation)!

Welcome and enjoy life in this beautiful area!

The Go-for-IT team

7° Festival Internazionale di Narrazione – Besozzo, 12-14 ottobre 2018

 

Buongiorno a tutti!
Con grande piacere annuncio che il nostro Festival Internazionale di Narrazione è giunto alla sua settima edizione!
Storie diverse, quest’anno dall’Inghilterra, dalla Spagna e dall’Italia, ci allieteranno le nostre serate dal 12 al 14 ottobre presso la Sala Mostre del Comune di Besozzo.
Ingresso libero
Per informazioni, programma consultate il sito http://www.storieintasca.it oppure chiamate il n° 347-2582125
Vi aspettiamo numerosi!

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Club Teatro del CCR
Via Esperia – Club House
21027 Ispra (VA)
info@eurartccr.com
www.eurartccr.com

corsi di tennis 2018/2019 del Tennis Club CCR

Sono aperte le iscrizioni ai corsi di tennis 2018/2019 del Tennis Club CCR

I corsi della scuola tennis sono rivolti a tutti i ragazzi in età superiore ai 5 anni con i maestri PTR/FIT Cristiano Beretta, Agustin Tarantino ed il preparatore atletico Niso Sinuelli. Per registrarsi (anche durante l’anno) scarica il modulo e spediscilo a register.scuola@gmail.com. I gruppi sono suddivisi a seconda dell’ età e del livello tecnico e prevedono un massimo di 3/6 allievi per campo a seconda del corso seguito. Gli orari dei corsi seguono il calendario scolastico della scuola Europea. La frequenza è in genere mono, bi o tri-settimanale. Per avere informazioni dettagliate relative alla scuola tennis si contatti la segreteria, o si consulti il sito web http://www.tennisclubccr.it/it/.

Registrations are open for the 2018-2019 tennis school of the tennis club CCR

Tennis classes for all children aged 5 years or more are taught by our well qualified and experienced FIT/PTR tennis teachers  Cristiano Beretta, Agustin Tarantino, and the physical trainer Niso Sinuelli. To register (also during the year) download the form, complete it and send it to register.scuola@gmail.com. The groups are divided according of age and technical level and include no more than 3/6 children depending on the course type. The schedule of the courses follow the calendar of the European school. The frequency is mono, bi or tri-weekly. To get detailed information about the school please contact the secretary or consult our web site at http://www.tennisclubccr.it/it/.

An evening of baroque music 5 October 2018 Villa Bossi Bodio Lomnago

Dear All,
The Austrian semester invites you to an evening of baroque music on the 5th of October in Villa Bossi (Bodio Lomnago).

  • 19:00 – Guided tour and “aperitivo”. Before the concert you may participate in a guided tour of Villa Bossi followed by an “aperitivo” with original Sacher cubes from Hotel Sacher Vienna, cost 10 €, please register.
  • 21:00 – Concert. Mayumi Hirasaki (violin) and Lorenzo Ghielmi (clavichord) play music of the Austrian Baroque period. Free entrance!

To have a look at the flyer click here

For more information and registration for the guided tour and the “aperitivo” follow the link https://www.austria2018ispra.info/upevent-concertghielmi-en

Cari tutti,
Il semestre austriaco vi propone una serata di musica barocca il 5 ottobre presso la Villa Bossi a Bodio Lomnago.

  • 19:00 – Visita guidata ed aperitivo. Prima del concerto ci sarà la possibilità di partecipare ad una visita guidata della Villa Bossi e seguirà un aperitivo. Costi della visita guidata ed aperitivo con cubetti di Sacher del “Hotel Sacher Vienna” 10 €.
  • 21:00 – Concerto. Mayumi Hirasaki (violino) and Lorenzo Ghielmi (clavicembalo) suonano musiche del barocco austriaco. Ingresso libero!

Per vedere la locandina clicca qui
Per informazioni più dettagliate e prenotazione per la visita guidata e l’aperitivo seguite il link https://www.austria2018ispra.info/upevent-concertghielmi-it

Settembre 12 – 14 – 19 Open Days al Tennis Club CCR di Ispra

Settembre  12 – 14 – 19  Open Days al Tennis Club CCR di Ispra

Se hai piu di 5 anni e sei interessato ad apprendere questo fantastico sport vieni sui campi in terra battuta (1-2-3) del Tennis Club CCR a Ispra via Esperia il 12, 14 e 19 di settembre (coordinate:  https://goo.gl/maps/e3Y93ZAHm6B2) dalle ore 15:00 alle ore 18:30 e potrai partecipare ad una lezione di prova con i maestri del Tennis Club CCR. Vi aspettiamo!  J

 

September  12 – 14 – 19  Open Days at the Tennis Club CCR at Ispra

If you are more than five and interested in playing tennis, come to the clay courts (1-2-3) of the Tennis Club CCR in Ispra via Esperia (coordinates:  https://goo.gl/maps/e3Y93ZAHm6B2) on the 12, 14 and 19 of September from 3.00 pm to 6.30 pm and you can take part in a trial lesson with the coaches of the JRC Tennis Club. We are waiting for you! J